Digitale Mitarbeitersubventionen & Allowances in der Betriebsgastronomie

Wie führende Caterer mit qnips flexible Zuschussmodelle für die Betriebsgastronomie einführen

In dieser Fallstudie erfahren Sie, wie führende Betriebscaterer die qnips Catering Plattform nutzen, um Mitarbeitersubventionen und -zuschüsse an verschiedenen Arbeitsstätten zu digitalisieren. Sie zeigt, wie ein flexibles, appbasiertes System die Verwaltung vereinfacht, die Einhaltung der Steuervorschriften gewährleistet und das Erlebnis der Gäste in Betriebsrestaurants verbessert.

Was sind digitale Mitarbeitersubventionen in der Gemeinschaftsverpflegung?

Es handelt sich um einen vordefinierten täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zuschuss, den Mitarbeitende für den Kauf von Mahlzeiten in einer Betriebskantine verwenden können. Mit dem qnips-Zuschusssystem können Caterer und Arbeitgeber diese Zuschüsse digital konfigurieren, die Einlösung automatisieren und die Nutzung in Echtzeit überwachen – und das alles auf einer einzigen Plattform.

Mitarbeitersubventionen in der qnips App

Die Herausforderung:
Mehr Flexibilität und Transparenz bei digitalen Mitarbeitersubventionen

Immer mehr Unternehmen möchten ihren Mitarbeitenden digitale und transparente Essenszuschüsse anbieten und das mit minimalem administrativem Aufwand. In vielen Betrieben werden Zuschüsse jedoch noch manuell oder uneinheitlich verwaltet, was zu aufwendigen Prozessen und begrenzter Flexibilität führt.

Caterer stehen daher vor einer zentralen Frage:
Wie lassen sich Mitarbeitersubventionen effizient über mehrere Standorte hinweg verwalten und gleichzeitig ein nahtloses Gästeerlebnis bieten?

Die Lösung:
Ein modulares System für digitale Mitarbeitersubventionen

Mit der qnips Catering Plattform können Caterer Essenszuschüsse direkt in ihrem digitalen Ökosystem gestalten. Das Allowance-Feature für App und Web bietet flexible Konfigurationsmöglichkeiten, wie feste Budgets pro Tag, Woche oder Monat bis hin zur gezielten Subvention bestimmter Produktgruppen oder Artikel. Zuschüsse können zudem bestimmten Nutzergruppen wie Mitarbeitenden, Gästen oder Auszubildenden zugewiesen werden und sind über alle digitalen Touchpoints hinweg – wie Web und App – nahtlos einlösbar.

Bestellprozess mit Mitarbeitersubventionen

Digitale Mitarbeitersubventionen in der Praxis: Ein skalierbares Modell für globale Catering-Anbieter

In diesem Best Practice führte ein internationaler Caterer ein tägliches Subventionsmodell ein. Die Mitarbeitenden erhalten dabei eine kostenlose Hauptmahlzeit pro Tag, die sie verbindlich über die App vorbestellen müssen. Die Preise werden bewusst nicht angezeigt, um den Fokus auf den Benefit und das Essen statt auf den Preis zu legen. Eine zweite Bestellung am selben Tag wird automatisch unterbunden, um eine einheitliche Nutzung sicherzustellen.

Im Mittelpunkt dieses Subventionsmodells steht die digitale Vorbestellung über die App, in der die Nutzer:innen täglich ihr Gericht auswählen können. Der Prozess beginnt mit einer Einladung zur App-Nutzung. Die Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail mit der Aufforderung, ihr Konto zu aktivieren. Erst nach erfolgreicher Aktivierung wird das tägliche Budget freigeschaltet, das zur kostenlosen Mahlzeit berechtigt.

Sobald das Allowance-System aktiv ist, gelten folgende Regeln:

  • Eine Mahlzeit pro Tag kann bestellt werden; weitere Bestellungen sind nicht möglich.
  • Nach der Bestellung wird der Button zur Auswahl weiterer Gerichte automatisch deaktiviert.
  • Bestellungen sind ausschließlich über die App möglich.
  • Die Ausgabe erfolgt über einen QR-Code zur gewählten Abholzeit in der Kantine.

Diese Logik kann an spezielle Standorte oder lokale Regelungen angepasst werden.
So kann beispielsweise eingestellt werden, dass weitere Käufe mit Karte möglich sind, sobald das Subventionsbudget aufgebraucht ist – steuerbar über das qnips Dashboard.

Subventionsübersicht in der qnips app

Vorteile auf einen Blick

Mitarbeitende:

  • Einfaches, transparentes und digitales Benefit-Erlebnis
  • Bequeme Vorbestellung und Zahlung per App oder Mitarbeitendenkarte
  • Fokus auf das Essen – nicht auf den Preis

Caterer:

  • Vollautomatisiertes Zuschussmanagement und Reporting
  • Keine manuelle Kontrolle oder Nachbearbeitung erforderlich
  • Skalierbare Lösung für mehrere Standorte und Kundengruppen

Arbeitgeber:

  • Steuerkonforme Essenszuschüsse
  • Stärkung von Employer Branding und Mitarbeiterzufriedenheit
  • Nahtlose Integration in bestehende Catering-Infrastrukturen

Warum qnips für digitale Mitarbeiter-subventionen nutzen?

Das qnips Allowance-Feature zeigt, wie digitale Tools komplexe Leistungsstrukturen in der Gemeinschaftsverpflegung vereinfachen können. Von Tageszuschüssen bis hin zu kategoriebasierten Zuschüssen können Caterer maßgeschneiderte, steuerkonforme Mitarbeitersubventionen anbieten, die für Mitarbeitende transparent, für Betreiber:innen effizient und für zukünftige Anforderungen skalierbar sind.

Das neue qnips App Redesign 2025 – ein digitales Gästeerlebnis, das begeistert! 

qnips App Redesign

Mit dem Ziel, die digitale Betriebsgastronomie kontinuierlich weiterzuentwickeln, haben wir die qnips App für Android und iOS vollständig überarbeitet. Das neue qnips App Redesign verbindet modernes UI/UX-Design, Barrierefreiheit und die neuesten qnips-Funktionen – für ein intuitives, schnelles und markenstarkes Nutzererlebnis. Unser Ziel ist eine App, die Spaß macht, Zeit spart und den digitalen Kantinenalltag noch einfacher gestaltet. 

Warum wir die qnips App neu gedacht haben 

Die digitalen Essenswelten verändern sich rasant. Gäste erwarten einfache, personalisierte Abläufe, während Betreiber flexible, zukunftssichere Tools wünschen. Deshalb war klar: Die qnips-App braucht ein Design, das ästhetisch, funktional und zukunftsfähig ist. 

Wir haben: 

  • das App-Design vollständig neu konzipiert, 
  • Android und iOS strukturell vereinheitlicht, 
  • Feedback von Kunden und Gästen integriert und 
  • einige Features verbessert oder ergänzt, etwa Cross-Selling, Mitarbeitersubventionen oder neue Loyalty-Funktionen. 

So bleibt die App der zentrale Touchpoint für die moderne Betriebsgastronomie und das zentrale Begleittool für ihre Gäste. 

Speiseplan qnips App Redesign

Was ist neu im qnips App Redesign?
Die wichtigsten Highlights im Überblick 

Die qnips App wurde in allen Bereichen überarbeitet – vom Homescreen über den Bestellprozess bis hin zu Loyalty- und Subventionsfunktionen. Das Ergebnis ist eine App, die sich schneller bedienen, besser lesen und individueller gestalten lässt. Neben dem neuen Look bringt das Redesign auch technische Verbesserungen mit sich: Dank optimierter Datenbankabfragen, verbesserter Synchronisationsmechanismen und stabilerer Ladegeschwindigkeiten läuft die App nun spürbar flüssiger und noch zuverlässiger.  

„Uns war wichtig, nicht nur das Design zu modernisieren, sondern auch die Technik auf einen neuen Stand zu bringen – vor allem in den Backend-Abfragen auf beiden Plattformen”, betont Tobias Frank, Team Lead Produkt bei qnips. “So können wir künftig deutlich schneller und effizienter weiterentwickeln, ohne durch Altlasten gebremst zu werden”  

So profitieren Gäste und Betreiber sowohl visuell als auch in puncto Performance und Stabilität. Im Folgenden erläutern wir Ihnen beispielhaft einige der relevanten Änderungen: 

Homescreen im qnips App Redesign

1. Ein Homescreen, der Lust auf die Mittagspause macht 

Der neue Homescreen zeigt alle Inhalte in einem modularen Kachel-Layout
So können Funktionen wie Speiseplan, Bestellungen, digitales Guthaben oder Loyalty-Programme flexibel aktiviert werden – ohne das Gesamtbild zu verändern. Die neue Navigationsleiste mit ausklappbarer Seitenliste ermöglicht eine intuitive Bedienung. Gäste finden schneller, was sie suchen – vom Lieblingsgericht bis zur letzten Transaktion. 

2. Bestellen leicht gemacht – effizient, transparent, fehlerfrei 

Der Bestellprozess wurde auf Basis realer Nutzererfahrungen optimiert. Ein sichtbarer Hinweis auf aktive Filter ist beispielsweise neu. Damit behalten Gäste ihre Präferenzen während der gesamten Bestellung im Blick. Im Warenkorb sorgt ein Ampelsystem für volle Transparenz: Grüne Komponenten wurden hinzugefügt, rote abgewählt. 

Unser Ziel war es, die Usability für alle Funktionen zu erhöhen und bestehende Features sichtbarer zu machen – ohne etwas zu verlieren, das unsere Kunden über die Jahre schätzen gelernt haben“, erklärt Tobias. 

3. Loyalty & Subventionen: mehr Überblick, mehr Motivation 

Wir haben es schwarz auf weiß: Treue zahlt sich aus. Und das neue Design macht das sichtbar. Der überarbeitete Loyalty-Bereich präsentiert Stempelkarten, Treuepunkte und Mitarbeitervorteile nun klar gegliedert und leicht verständlich. Dank unserer neuen Filterfunktion finden Ihre Gäste verschiedene Loyalty-Arten jetzt noch schneller. Informationen zu Mitarbeitersubventionen (z. B. Zuschüsse zum Mittagessen) sind nun in einem eigenen Bereich übersichtlicher und leichter zugänglich. 

Warenkorb qnips App Redesign

4. Barrierefreiheit als Standard 

Barrierefreiheit ist  mehr als eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist ein  Ausdruck  von  Respekt  und  Zukunftsfähigkeit. Sie fordert – und fördert: Innovation, Nutzerzentrierung und soziale Verantwortung. Darum entspricht das neue App-Design den aktuellen Barrierefreiheitsstandards (BFSG) mit beispielsweise angepassten Farbkontrasten, Schriftgrößen und Screenreaderkompitabilität. 

5. Ein App Redesign, das Marken digital stärkt 

Die qnips App ist mehr als eine Anwendung – sie ist Teil der Markenidentität unserer Kunden. 
Deshalb passt sich das neue Design als Whitelabel noch stärker an die Corporate Identity jedes Unternehmens an. Hintergrundfarben sind jetzt abgestufte Varianten der Kundenfarbe. Dynamisches Theming (nach Android Material Design oder iOS Guidelines) sorgt für eine immersive Markenwelt. Das neue Onboarding beispielsweise mit Animationen und Farbübergängen macht den Start in die App lebendiger und emotionaler. 

Auf dem Weg dahin haben wir natürlich auch ein paar kleine Spielereien und schöne Designupdates eingebaut – Stichwort Animationen. Das macht die Nutzung einfach lebendiger und moderner “, ergänzt Tobias. 

6. UI/UX im Fokus – Design, das begeistert 

Unser Redesign folgt den wichtigsten Design-Guidelines von Android und iOS. Ziel war es, eine App zu schaffen, die nicht nur gut aussieht, sondern sich auch gut anfühlt. Klare Strukturen, logische Navigation und harmonische Farbakzente sorgen für ein hochwertiges Nutzererlebnis. Denn: Nur intuitive Technologie schafft echte Begeisterung. 

Ein Redesign, das Zukunft gestaltet 

Das neue qnips App Design ist mehr als eine optische Neuerung. Es ist ein klares Bekenntnis zu unserer Vision: digitale Betriebsgastronomie, die einfach, effizient und begeisternd ist. Mit einer stabilen technologischen Basis, starken Markenintegration und einer durchdachten User Experience schafft das Redesign die Grundlage für kommende Innovationen. 

Unser Anspruch war es, ein sowohl nach außen als auch nach innen modernes App-Konstrukt zu schaffen – im Design und in der Technik. Ein Fundament, auf dem sich neue Features künftig deutlich schneller und stringenter entwickeln lassen. Das war wirklich eine Mammutaufgabe – rund fünf Jahre in the making. Aber das Ergebnis zeigt, wie sehr sich dieser Aufwand gelohnt hat“, fasst Tobias zusammen. 


Fragen & Antworten zum qnips App Redesign 2025 

Wann wird das neue qnips App Redesign eingeführt? 

Der Rollout startet schrittweise im Laufe des Jahres 2025. Bestehende Kunden werden automatisch auf das neue Design umgestellt – ohne zusätzliche Kosten, Aufwand oder Ausfallzeiten. Das Redesign kann auf Wunsch zunächst von ausgewählten Nutzergruppen getestet werden, bevor es vollständig ausgerollt wird. Erst nach der Freigabe durch den Kunden erfolgt das finale Update. 

Können wir den Zeitpunkt der Umstellung selbst bestimmen? 

Ja. Wir möchten sicherstellen, dass unsere Kunden genügend Vorbereitungszeit für interne Kommunikation und Gastinformation haben. Darum erfolgt die Umstellung erst nach Ihrem OK – flexibel und planbar. 

Müssen Standorte nach dem Update neu freigeschaltet werden? 

Nein. Der Umstieg auf das Redesign hat keinen Einfluss auf die Freischaltung. 
Alle bestehenden Zugänge und Nutzerkonten, sowie die Freischaltung von Standorten je Nutzer bleiben unverändert bestehen. Gäste können die App wie gewohnt nutzen – nur eben mit neuem, modernem Design. 

Was bringt das neue Design im Alltag? 

Ein klar strukturierter Homescreen, vereinfachte Navigation und ein optimierter Bestellprozess sorgen dafür, dass Gäste schneller bestellen und mehr Freude an der Nutzung haben. Für Betreiber bedeutet das: weniger Rückfragen, höhere Zufriedenheit und effizientere Abläufe – besonders zu Stoßzeiten. 

Warum lohnt sich das Redesign für Betreiber? 

Das Update verbessert nicht nur die Nutzererfahrung, sondern auch die Wirkung der App als Kommunikations- und Markenplattform. Ein übersichtliches Loyalty-System steigert die Nutzung von Stempelkarten und Subventionen – und damit direkt Bindung und Umsatz. 

Was bedeutet die Barrierefreiheit für Nutzer:innen? 

Das neue Design erfüllt die Anforderungen des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) und sorgt durch angepasste Kontraste, Schriftgrößen und Screenreader-Kompatibilität für digitale Teilhabe. So bleibt die App für alle zugänglich – unabhängig von Sehvermögen, Gerät oder Nutzungssituation. 


Wie kann ich das neue Design live erleben? 

Sie möchten sehen, wie das neue App Design aussieht oder wann Ihr Standort umgestellt wird? 
Dann sprechen Sie mit Ihrem Ansprechpartner bei qnips, buchen Sie eine unverbindliche Online-Demo oder folgen Sie uns auf LinkedIn, um kein Update zu verpassen.