Wie führende Caterer mit qnips flexible Zuschussmodelle für die Betriebsgastronomie einführen
In dieser Fallstudie erfahren Sie, wie führende Betriebscaterer die qnips Catering Plattform nutzen, um Mitarbeitersubventionen und -zuschüsse an verschiedenen Arbeitsstätten zu digitalisieren. Sie zeigt, wie ein flexibles, appbasiertes System die Verwaltung vereinfacht, die Einhaltung der Steuervorschriften gewährleistet und das Erlebnis der Gäste in Betriebsrestaurants verbessert.
Was sind digitale Mitarbeitersubventionen in der Gemeinschaftsverpflegung?
Es handelt sich um einen vordefinierten täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zuschuss, den Mitarbeitende für den Kauf von Mahlzeiten in einer Betriebskantine verwenden können. Mit dem qnips-Zuschusssystem können Caterer und Arbeitgeber diese Zuschüsse digital konfigurieren, die Einlösung automatisieren und die Nutzung in Echtzeit überwachen – und das alles auf einer einzigen Plattform.

Die Herausforderung:
Mehr Flexibilität und Transparenz bei digitalen Mitarbeitersubventionen
Immer mehr Unternehmen möchten ihren Mitarbeitenden digitale und transparente Essenszuschüsse anbieten und das mit minimalem administrativem Aufwand. In vielen Betrieben werden Zuschüsse jedoch noch manuell oder uneinheitlich verwaltet, was zu aufwendigen Prozessen und begrenzter Flexibilität führt.
Caterer stehen daher vor einer zentralen Frage:
Wie lassen sich Mitarbeitersubventionen effizient über mehrere Standorte hinweg verwalten und gleichzeitig ein nahtloses Gästeerlebnis bieten?
Die Lösung:
Ein modulares System für digitale Mitarbeitersubventionen
Mit der qnips Catering Plattform können Caterer Essenszuschüsse direkt in ihrem digitalen Ökosystem gestalten. Das Allowance-Feature für App und Web bietet flexible Konfigurationsmöglichkeiten, wie feste Budgets pro Tag, Woche oder Monat bis hin zur gezielten Subvention bestimmter Produktgruppen oder Artikel. Zuschüsse können zudem bestimmten Nutzergruppen wie Mitarbeitenden, Gästen oder Auszubildenden zugewiesen werden und sind über alle digitalen Touchpoints hinweg – wie Web und App – nahtlos einlösbar.

Digitale Mitarbeitersubventionen in der Praxis: Ein skalierbares Modell für globale Catering-Anbieter
In diesem Best Practice führte ein internationaler Caterer ein tägliches Subventionsmodell ein. Die Mitarbeitenden erhalten dabei eine kostenlose Hauptmahlzeit pro Tag, die sie verbindlich über die App vorbestellen müssen. Die Preise werden bewusst nicht angezeigt, um den Fokus auf den Benefit und das Essen statt auf den Preis zu legen. Eine zweite Bestellung am selben Tag wird automatisch unterbunden, um eine einheitliche Nutzung sicherzustellen.
Im Mittelpunkt dieses Subventionsmodells steht die digitale Vorbestellung über die App, in der die Nutzer:innen täglich ihr Gericht auswählen können. Der Prozess beginnt mit einer Einladung zur App-Nutzung. Die Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail mit der Aufforderung, ihr Konto zu aktivieren. Erst nach erfolgreicher Aktivierung wird das tägliche Budget freigeschaltet, das zur kostenlosen Mahlzeit berechtigt.
Sobald das Allowance-System aktiv ist, gelten folgende Regeln:
- Eine Mahlzeit pro Tag kann bestellt werden; weitere Bestellungen sind nicht möglich.
- Nach der Bestellung wird der Button zur Auswahl weiterer Gerichte automatisch deaktiviert.
- Bestellungen sind ausschließlich über die App möglich.
- Die Ausgabe erfolgt über einen QR-Code zur gewählten Abholzeit in der Kantine.
Diese Logik kann an spezielle Standorte oder lokale Regelungen angepasst werden.
So kann beispielsweise eingestellt werden, dass weitere Käufe mit Karte möglich sind, sobald das Subventionsbudget aufgebraucht ist – steuerbar über das qnips Dashboard.

Vorteile auf einen Blick
Mitarbeitende:
- Einfaches, transparentes und digitales Benefit-Erlebnis
- Bequeme Vorbestellung und Zahlung per App oder Mitarbeitendenkarte
- Fokus auf das Essen – nicht auf den Preis
Caterer:
- Vollautomatisiertes Zuschussmanagement und Reporting
- Keine manuelle Kontrolle oder Nachbearbeitung erforderlich
- Skalierbare Lösung für mehrere Standorte und Kundengruppen
Arbeitgeber:
- Steuerkonforme Essenszuschüsse
- Stärkung von Employer Branding und Mitarbeiterzufriedenheit
- Nahtlose Integration in bestehende Catering-Infrastrukturen
Warum qnips für digitale Mitarbeiter-subventionen nutzen?
Das qnips Allowance-Feature zeigt, wie digitale Tools komplexe Leistungsstrukturen in der Gemeinschaftsverpflegung vereinfachen können. Von Tageszuschüssen bis hin zu kategoriebasierten Zuschüssen können Caterer maßgeschneiderte, steuerkonforme Mitarbeitersubventionen anbieten, die für Mitarbeitende transparent, für Betreiber:innen effizient und für zukünftige Anforderungen skalierbar sind.







