Zentrale Datenverwaltung & Kommunikation spart Kosten und steigert die Qualität
Der Spagat zwischen wechselnden Speiseplänen, Aktionen und individuellen Gästewünschen wird Tag für Tag anspruchsvoller. Ihre Gäste erwarten verlässliche Infos zu den Zutaten und Allergenen, dazu ein bebildertes Speisenangebot, das sie rund um die Uhr einsehen können – Ihnen fallen sicher noch viele weitere Wünsche ein. Gleichzeitig steigt der Kostendruck. Sie müssen mit knappen Ressourcen effizient wirtschaften. Wo bleibt da noch Zeit für Datenverwaltung, alle News, Tagesangebote und Speisepläne attraktiv und pünktlich für alle Kanäle aufzubereiten?
Genau darum geht es in diesem Praxisbericht.
Erfahren Sie, wie das Team um Andreas Voßmöller, Geschäftsführer der Evonik Catering Service GmbH, diese Herausforderungen gemeinsam mit qnips und Matilda FoodTech gelöst hat. Lassen Sie sich inspirieren!
Inhaltsverzeichnis
1️⃣ Zwischen Gästewünschen und Alltagsstress: Die Herausforderung
2️⃣ Digitale Datenverwaltung statt Datenchaos – die Lösung
3️⃣ Vorteile Synergie: Das Besondere an dieser Zusammenarbeit
4️⃣ Fazit: Was hat sich für Evonik verändert?
5️⃣ INFO: Nützliche Tipps für Ihre Digitalisierung
Zwischen Gästewünschen und Alltagsstress – die Herausforderung von Datenverwaltung in der Betriebsgastronomie
Wenn Sie in der Betriebsgastronomie Verantwortung tragen, kennen Sie die tägliche Gratwanderung zwischen Gästewünschen und Kostendruck. Gerade bei Evonik mit 17 Betriebsrestaurants in ganz Deutschland wurde immer deutlicher: Wenn wir so weitermachen, riskieren wir fehlerhafte Infos, überlastete Teams und verärgerte Gäste. Genau diesen Punkt wollte Evonik nicht erreichen und hat gehandelt.
„Irgendwann war klar: Der manuelle Aufwand ist zu groß. So konnte es nicht weitergehen, wir mussten reagieren und uns zukunftssicher ausrichten“ [Oliver Schoiber, Leiter Operation Standorte]
Typische Probleme:
- Speisepläne, Aktionen und News mussten mehrfach – oft sogar zeitgleich – in verschiedene Systeme und Kanäle eingepflegt werden. Wer einen Fehler macht, sorgt ungewollt für Verwirrung beim Gast.
- Allergene, Inhaltsstoffe und Nachhaltigkeitsdaten wurden ständig manuell nachgepflegt. Die Sorge, dass bei einer kurzfristigen Änderung irgendwo etwas vergessen wird, war ständiger Begleiter.
- Änderungen an Gerichten oder Aktionen – etwa bei kurzfristigen Lieferengpässen – sorgten für sofort Hektik: Ist die Info überall aktuell? Oder steht irgendwo noch das Falsche?
- Die Abstimmung im Team war ein Dauerbrenner: Wer hat was schon aktualisiert? Wer ist für welchen Kanal verantwortlich? Das kostet Zeit, Nerven und sorgt für weitere Unsicherheit.
Routineaufgaben blockierten wertvolle Ressourcen. Was also tun, wenn der manuelle Aufwand zu groß wird und der Überblick verloren geht?
Digitale Datenverwaltung statt Datenchaos – die Lösung
Das Team von Evonik hatte von Anfang an im Blick, dass nur ein integriertes, ganzheitliches Gesamtkonzept die notwendigen Verbesserungen nachhaltig sicherstellen kann. Statt separater Insellösungen braucht es eine digitale Strategie, die alles automatisiert zusammenführt: Vom Speiseplan bis zum Gästeservice, an jedem Standort.
Evonik setzte dabei auf das Tandem aus qnips & Matilda FoodTech. Die innovative Kombination aus smarter, zentraler Datenverwaltung und modernster Multichannel-Kommunikation passte perfekt zu den eigenen Anforderungen.
„Wir wollten eine Lösung, die bisher lokal und dadurch redundant durchgeführte Aufgaben durch ein einheitliches System mit vielen Automatismen ersetzt, um uns so im Alltag wirklich zu entlasten. Sie sollte gleichzeitig die Sicherheit und Verlässlichkeit der Daten, insbesondere bei der Auslobung, erhöhen und gewährleisten. Und uns eine möglichst große Flexibilität bei der Auswahl der Ausgabekanäle und deren Gestaltung geben. [Kai Brzoska, Business Support]
Vorteile Synergie – Das Besondere an dieser Zusammenarbeit
Das Evonik-Projekt beweist einmal wieder, dass das Ganze mehr ist als die Summe seiner Teile: Dank zweier spezialisierter Lösungen, die optimal aufeinander abgestimmt sind, hat Evonik seine anspruchsvolle Betriebsgastronomie zeitgemäß im Griff.
Wesentliche Lösungen & Stärken zur Datenverwaltung auf einen Blick
| qnips Plattform | Matilda FoodTech |
| ✅ App und Catering-Portal im Corporate Design ✅ Multichannel-Ausspielung: Web-App, Touch-Device, Digital Signage, PDF Print, Native App ✅ Zentrales Content-Management, Bildbearbeitung, Unsplash-Integration ✅ Mehrsprachigkeit, gezielte und flexible Ausspielung von Menüs und Push-Benachrichtigungen Kunden-Feedback, Bewertung und Umfragen | ✅ Digitale Menüplanung inklusive Allergene, Zusatz- und Inhaltsstoffe und Nachhaltigkeitsdaten (CO₂) ✅ Kalkulation mit automatisch aktualisierten Preislisten ✅ Kostenoptimierung durch Bestpreis-Überblick und transparente Kostenkontrolle ✅ Zentrale Datenpflege und automatische Übergabe der Menüdaten an qnips |
Wesentliche Vorteile für Evonik:
- Sicherheit:
Matilda integriert alle Allergene, Zusatz- und Inhaltsstoffe sowie Nachhaltigkeitswerte an einem Ort, so gibt es Rückverfolgbarkeit und Anpassung auf Knopfdruck. - Transparenz:
Automatisch aktualisierte Preislisten machen Kosten transparent, zeigen Trends und ermöglichen gezielte Sortimentsanpassung. - Effizienz:
Matilda stellt alle Speiseplandaten zentral bereit. qnips importiert diese automatisiert, bereitet sie für alle Kanäle auf und spielt sie aktuell und markenkonform an jeden gewünschten Touchpoint aus. Einmal gepflegt, überall einheitlich sichtbar. - Sichtbarkeit:
Ob auf dem Monitor in der Kantine, der App, am Terminal oder als PDF, alle Informationen sind aktuell, einheitlich und für Gäste sowie Teams sofort verfügbar.
Fazit: Was hat sich für Evonik verändert?
Von der zentralen Plattform profitieren Management, Backoffice, Küche und Service gleichermaßen. Der Erfolg ist messbar:
Rund 50 % weniger Zeitaufwand bei der Pflege und Veröffentlichung von Speiseplänen, News und Aktionen entlasten die Teams spürbar. Fehler in der Kommunikation gehören praktisch der Vergangenheit an, denn alle Informationen sind immer aktuell und stimmen auf jedem Kanal. Gäste finden jetzt jederzeit klare Infos zu Allergenen und Zusatzstoffen, Aktionen und Angeboten, ganz gleich ob am Display, in der App oder am Terminal. Auch eröffnen die App und das Portal dem Kunden die Möglichkeit, Feedback zu geben, Gerichte zu bewerten und an Umfragen teilzunehmen. Push-Benachrichtigungen und aktuelle Tagesangebote landen direkt beim Gast. Zusätzlich haben die Teams wieder mehr Zeit für das, was wirklich zählt: Kreative Ideen und erstklassigen Service.
| VORHER | NACHHER |
|---|---|
| ➡️ viele doppelte Arbeitsschritte | ✅ einmal gepflegt, überall sichtbar |
| ➡️ fehleranfällige Übertragungen | ✅ automatischer, sicherer Datentransfer |
| ➡️ umständliche Änderungen | ✅ Anpassungen sofort live |
| ➡️ unübersichtliche Kommunikation | ✅ alles zentral gesteuert |
„Unser Alltag ist einfacher und effizienter aber vor allem auch sicherer geworden. Unsere Mitarbeiter als auch unsere Kunden haben die neuen Lösungen von Anfang an positiv aufgenommen.“ [Andreas Voßmöller, Vorsitzender der Geschäftsführung]
Was können Sie daraus für Ihr Projekt mitnehmen?
Hier finden Sie nützliche Tipps für Ihre Digitalisierung:
- Binden Sie alle Beteiligten so früh wie möglich ein. Praxisnah definierte Ziele führen zu besseren Lösungen.
- Hinterlegen Sie alle Anforderungen mit Alltagsszenarien: So entsteht ein System, das im echten Betrieb funktioniert.
- Setzen Sie auf Systeme mit echten Schnittstellen und automatischer Datenweitergabe – nur so gibt es keine doppelten Handgriffe mehr.
- Testen Sie früh und rollen Sie schrittweise aus: Fehler lassen sich so stressfrei beheben.
- Suchen Sie Partner, die die Abläufe und Herausforderungen in der Gemeinschaftsverpflegung wirklich verstehen. Das spart Zeit, Kosten und Nerven.
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